Necessidade de Consultórios
Quantas salas a operação precisa para atender a carteira atual, a fila de espera e um eventual contrato de rede credenciada.
Bloco 1
Por que este simulador existe
Quase toda decisão de expansão em clínica começa com um número estimado no olho. Alguém olha a agenda cheia, sente a pressão da fila e conclui que faltam salas. O problema é que agenda cheia e capacidade esgotada são coisas diferentes — uma agenda pode estar cheia às terças de manhã e vazia às quintas à tarde, e mesmo assim parecer lotada para quem atende o telefone.
O erro custa caro nos dois sentidos, e de formas assimétricas. Uma sala a mais é aluguel, IPTU, energia, limpeza e mobiliário parados todo mês — um custo fixo que entra na conta antes do primeiro atendimento. Uma sala a menos é fila de espera que não anda, paciente que desiste, e, quando há contrato com operadora, cláusula de suficiência descumprida. O primeiro erro sangra devagar; o segundo aparece de uma vez, na renovação do contrato.
Este simulador existe para transformar essa conversa em aritmética. Ele parte da demanda real — pacientes ativos, fila e sessões por paciente — e devolve quantas salas são necessárias, quantas você tem, e qual é a diferença entre as duas coisas.
Bloco 2
O que ele responde — e o que não responde
Responde
- Quantas salas a demanda atual exige, considerando fila de espera
- Quantas sessões cada sala consegue absorver por mês no seu horário de funcionamento
- Se a estrutura de hoje está sobrando, no limite ou insuficiente
- Quantas salas adicionais seriam consumidas ao assumir uma carteira de rede credenciada
Não responde
Saber o limite da ferramenta é o que impede conclusão errada. Cada item abaixo tem o seu lugar certo.
Bloco 3
A conta por trás
Salas necessárias = (Pacientes + Fila) × Sessões/mês ÷ Capacidade da sala
onde Capacidade da sala = Horas do mês × Taxa de ocupação × 60 ÷ Tempo de sessão
- Horas do mês
- Horas de funcionamento por dia × dias úteis, somadas às horas de sábado × sábados no mês.
- Taxa de ocupação
- Percentual do tempo em que a sala está de fato produzindo. Nunca é 100%: há troca de paciente, higienização, atraso e buraco de agenda.
- Tempo de sessão
- Minutos que o paciente ocupa a sala, não a duração contratual do atendimento. Se a sessão é de 40 min mas a sala só libera em 50, o número é 50.
Bloco 4
Como usar na prática
Pacientes ativos e fila vêm de lugares diferentes
Paciente ativo é quem tem atendimento nos últimos 30 dias, não quem está cadastrado. Puxe do sistema com filtro de data — cadastro acumula paciente que saiu há dois anos e infla a conta. A fila (backlog) vem da lista de espera ou das autorizações emitidas e ainda não agendadas.
Sessões por paciente por mês muda tudo
É o multiplicador mais sensível do modelo. Em reabilitação intensiva para TEA, 12 a 20 sessões/mês por paciente é comum. Em acompanhamento de manutenção, 2 a 4. Se a sua carteira mistura perfis, rode o simulador uma vez para cada perfil e some as salas — a média esconde a diferença.
Taxa de ocupação realista fica entre 75% e 85%
Colocar 100% produz um número de salas bonito e falso. Entre uma sessão e outra existe troca de paciente, limpeza, atraso, e o buraco que sobra quando alguém falta em cima da hora. Operações muito bem geridas chegam a 85%. Comece em 80% e ajuste depois de medir.
Leia o saldo, não só o total
O número que decide é o saldo — salas que você tem menos salas de que precisa. Saldo acima de +2 é folga real. Entre 0 e +2 é o limite: qualquer crescimento de carteira vira fila. Negativo significa que você já está represando demanda hoje, mesmo que a agenda pareça funcionar.
Bloco 5
Exercício de aquecimento
A Clínica Aurora atende reabilitação intensiva. Funciona de segunda a sexta, das 7h às 19h, com 22 dias úteis no mês e sem atendimento aos sábados. Hoje opera com 8 consultórios.
Dados
Quantas salas a Aurora precisa, e o que o saldo diz sobre a decisão de expandir?
Rode no simulador antes de abrir a respostaver gabarito
9 salas (8,33 exatas) — saldo de −0,33. A fila é o que joga a Aurora no vermelho.
Memória de cálculo
- 1.Horas por mês em cada sala: 12 horas por dia × 22 dias = 264 horas.
- 2.Capacidade da sala: 264 h × 80% × 60 min ÷ 40 min = 316,8 sessões/mês.
- 3.Demanda total: (180 + 40) × 12 = 2.640 sessões/mês.
- 4.Salas necessárias: 2.640 ÷ 316,8 = 8,33 salas. Como sala é recurso indivisível, o simulador arredonda para 9.
- 5.Saldo: 8 − 8,33 = −0,33 sala. Negativo, ainda que por pouco.
- 6.Leitura de gestão: a Aurora não está confortável. Sem a fila, ela caberia em 6,8 salas e teria folga. É a fila que a coloca no vermelho — ou seja, o problema não é a estrutura de hoje, é a decisão de absorver ou não os 40 pacientes parados.
Bloco 6
Aplicação com os seus dados
- 1Extraia do seu sistema a lista de pacientes com pelo menos um atendimento nos últimos 30 dias. Esse é o número de pacientes ativos — não use o cadastro total.
- 2Levante a fila: autorizações emitidas sem agendamento, mais a lista de espera formal, sem duplicar quem está nas duas.
- 3Calcule as sessões por paciente/mês dividindo o total de atendimentos do mês pelo número de pacientes ativos. Se o resultado destoar do que você imaginava, esse já é um achado.
- 4Meça o tempo real de ocupação da sala em um dia comum: do momento em que o paciente entra até a sala estar pronta para o próximo. Costuma ser maior que a duração nominal da sessão.
- 5Rode o simulador com taxa de ocupação de 80%. Depois rode com 70% e com 85% para ver a sensibilidade do resultado.
- 6Compare o saldo com a sua percepção. Se a agenda parece cheia mas o saldo é positivo, o problema não é falta de sala — é distribuição de horário, e isso se resolve no Mapa de Sala da Central de Inteligência.
O que você leva para a reunião
Uma frase defensável em reunião: “Precisamos de X salas para a carteira atual mais a fila; temos Y; o gap é Z — e ele aparece porque [motivo].”
Bloco 7
Erros que aparecem sempre
Usar o total de pacientes cadastrados
Cadastro nunca é limpo. Paciente que fez três sessões em 2023 continua lá. Isso pode inflar a necessidade de salas em 30% ou mais.
Esquecer a fila de espera
A conta fica exata para a operação de hoje e inútil para a decisão de amanhã. Você dimensiona para o que já atende e a fila continua parada.
Rodar com taxa de ocupação de 95% ou 100%
Gera uma necessidade de salas menor que a real. Na prática a operação satura antes, e a fila reaparece poucos meses depois da expansão.
Tratar o resultado fracionado como se fosse arredondável para baixo
6,3 salas não são 6. São 7, com a sétima subocupada. Sala é recurso indivisível — o simulador arredonda para cima justamente por isso.
Agora é rodar com os seus números.
O manual explica. O simulador calcula. O treinamento fixa. Os três foram feitos para serem usados na mesma sessão de trabalho.