Apostila do Gestor TEA — Método Soma

Soma Saúde Gestão

Apostila do Gestor TEA

Como usar esta apostila

Esta apostila foi criada para quem quer aprender gestão de clínicas TEA de verdade — não só ler conceitos, mas praticar com as ferramentas reais enquanto estuda.

📖 Estrutura de cada módulo

Conceito

O que é, por que importa e como se encaixa na operação

Definições

Termos técnicos explicados com linguagem direta

Exercício Guiado

Cenário real → instruções campo a campo no simulador

Gabarito

Respostas esperadas para conferir o resultado no simulador

Como aproveitar melhor:

Leia o conceito e as definições antes de abrir o simulador
Abra o simulador pedido em uma aba nova do navegador
Siga as instruções do exercício guiado passo a passo — não pule etapas
Compare seu resultado com o gabarito antes de avançar
Se o resultado for diferente, revise o campo que divergiu — o gabarito indica qual

Módulo 1 · Conceito

Capacidade de Atendimento e Necessidade de Salas

O que é capacidade de atendimento?

Capacidade de atendimento é o número máximo de sessões que uma sala pode absorver em um mês, dado o horário de funcionamento da clínica, o tempo médio de cada sessão e o fator de ocupação real.

Em gestão de clínicas TEA, calcular a capacidade corretamente é o ponto de partida para qualquer decisão estrutural: quantas salas alugar, quantos profissionais contratar, se a demanda reprimida pode ser absorvida ou se precisa de expansão.

Lei 39 — Método Soma

"Antes de ampliar recursos, revele a capacidade oculta da operação."

Definições essenciais

Capacidade por sala/mês: total de sessões que uma sala pode receber. Fórmula: (horas_dia × dias_úteis + horas_sábado × sábados) × fator_ocupação × 60 ÷ tempo_sessão_min

Fator de ocupação: percentual do tempo disponível que realmente será usado (padrão: 85–90%). Desconta imprevistos, intervalos entre sessões e tempo de transição.

TMA — Tempo Médio de Atendimento: duração padrão de cada sessão. Varia por região: 40 min no Norte/Nordeste, 50 min em São Paulo.

Backlog: pacientes na fila de espera, que já solicitaram atendimento mas ainda não têm vaga. Deve ser incluído no cálculo TO BE.

AS IS vs TO BE: AS IS = situação atual (quantas salas existem vs quantas são necessárias para os pacientes ativos). TO BE = situação futura necessária (incluindo backlog).

Saldo de salas: diferença entre salas existentes e salas necessárias. Positivo = sobra; negativo = déficit.

⚠ Erros mais comuns

Calcular só pelos pacientes ativos e ignorar o backlog
Usar fator de ocupação 100% — não existe operação sem imprevistos
Ignorar os sábados quando a clínica efetivamente funciona nesse dia
Confundir "salas disponíveis" com "salas utilizadas" — uma sala mal agendada pode ter 0% de uso

Módulo 1 · Exercício Guiado

Simulador 1 — Necessidade de Consultórios

📋 Cenário — Clínica Esperança (Fortaleza, CE)

A coordenadora da Clínica Esperança está revisando a capacidade instalada. A clínica atende 180 pacientes ativos com 12 sessões mensais cada (padrão Nordeste). Há 40 pacientes na lista de espera (backlog). A clínica funciona de segunda a sexta, das 7h às 19h (12 horas/dia), 22 dias úteis no mês, mais 4 sábados de 6h cada. O fator de ocupação adotado é 90% e o tempo de sessão é 40 minutos. A clínica tem 8 salas atualmente.

Pergunta: As 8 salas são suficientes para absorver os pacientes ativos + backlog?

🔗 Abrir Simulador 1 em nova aba

Abra o simulador na aba ao lado e volte aqui para seguir as instruções campo a campo.

Campo Pacientes ativos
Digite 180 — são os pacientes que já estão em atendimento.

Campo Backlog (fila de espera)
Digite 40 — são os pacientes aguardando vaga. Incluir aqui garante o cálculo TO BE.

Campo Rede credenciada
Deixe 0 — não há pacientes em clínicas externas neste cenário.

Campo Sessões/mês por paciente
Selecione 12 sessões/mês (Norte/Nordeste) — padrão da região.

Campos de horário: Abertura e Fechamento
Abertura: 7 · Fechamento: 19 → o simulador calculará 12 horas úteis por dia.

Campo Dias úteis/mês (Seg–Sex)
Digite 22.

Campos de sábado: Sábados/mês e Horas
Sábados: 4 · Horas: 6

Campo Tempo de sessão
Selecione 40 min (Norte/Nordeste TEA).

Campo Taxa de ocupação (%)
Digite 90.

Campo Consultórios em operação hoje (AS IS)
Digite 8 — as salas atualmente disponíveis.

✅ Após preencher todos os campos, observe o painel à direita. O simulador mostrará: Capacidade por sala/mês · Salas necessárias · Saldo · Status.
Anote os valores e compare com o gabarito abaixo.

Módulo 1 · Gabarito

Respostas esperadas — Clínica Esperança

Compare os valores que você obteve no simulador com os resultados abaixo. Se algum divergir, volte ao campo indicado e revise o preenchimento.

🔍 Clique para revelar o gabarito completo ▼

Horas úteis totais/sala/mês288 h

Capacidade por sala/mês (com 90% ocup., 40 min)388 sessões

Total de pacientes (ativos + backlog)220 pac.

Sessões necessárias/mês (220 × 12)2.640 sess.

Salas necessárias — TO BE (2.640 ÷ 388)7 salas

Capacidade total das 8 salas atuais3.110 sess./mês

Saldo de salas (8 existentes − 7 necessárias)+1 sala

Status🟡 No limite

Interpretação correta: As 8 salas cobrem os 220 pacientes com saldo de +1 sala — mas com margem pequena. Se o absenteísmo cair (o que é desejável), mais sessões serão efetivadas e a capacidade será pressionada. O gestor deve monitorar mensalmente.

Se o seu resultado foi diferente, verifique:
· Sábados = 4 e horas = 6? · TMA = 40 min selecionado? · Ocupação = 90 (não 0,9)? · Backlog = 40?

Módulo 2 · Conceito

ICH — Índice de Consulta por Hora

O que é ICH?

ICH é o número de sessões realizadas por hora de jornada disponível de um profissional. É o principal indicador de produtividade clínica em serviços terapêuticos.

Um ICH de 1,5 significa que, a cada hora de jornada, o profissional realiza 1,5 sessão — ou seja, uma sessão a cada 40 minutos, sem intervalos ociosos relevantes. Um ICH de 0,9 significa ~1 sessão a cada 67 minutos: há 27 minutos de ociosidade por sessão.

0,7

Crítico — investigar

0,9

Médio real TEA

1,5

Meta TEA

Definições essenciais

Fórmula do ICH: sessões_realizadas ÷ horas_disponíveis

Horas disponíveis: total de horas que o profissional estava escalado para atender — independente do que foi agendado.

Sessões realizadas: apenas as que de fato ocorreram (presença confirmada do paciente). Sessões canceladas ou com ausência NÃO entram.

ICH por especialidade: calculado separadamente para Fonoaudiologia TEA, TO TEA, Psicologia TEA etc. Perfis diferentes têm absenteísmo e agendamento distintos.

Meta TEA: 1,5 sess/hora (equivale a sessões de 40 min sem ociosidade). Para SP com 50 min: meta de 1,2.

Módulo 2 · Exercício Guiado

Simulador 4 — ICH por Especialidade

📋 Cenário — Análise de Produtividade (Fortaleza, CE)

O RT da mesma Clínica Esperança quer analisar o ICH por especialidade no mês de junho. Os dados do sistema mostram:

Fonoaudiologia TEA
4 profissionais · 7h/dia · 22 dias
1.540 sessões realizadas no mês

Terapia Ocupacional TEA
3 profissionais · 7h/dia · 22 dias
990 sessões realizadas no mês

Psicologia TEA
3 profissionais · 7h/dia · 22 dias
1.040 sessões realizadas no mês

Pergunta: Qual o ICH de cada especialidade e qual está abaixo da meta de 1,5?

🔗 Abrir Simulador 4 em nova aba

Especialidade 1: Fonoaudiologia TEA
Campo Profissionais: 4 · Campo Horas/dia: 7 · Campo Dias no mês: 22 · Campo Sessões realizadas: 1540

Especialidade 2: Terapia Ocupacional TEA
Campo Profissionais: 3 · Campo Horas/dia: 7 · Campo Dias no mês: 22 · Campo Sessões realizadas: 990

Especialidade 3: Psicologia TEA
Campo Profissionais: 3 · Campo Horas/dia: 7 · Campo Dias no mês: 22 · Campo Sessões realizadas: 1040

✅ Anote o ICH calculado para cada especialidade e compare com a meta de 1,5.

Módulo 2 · Gabarito

Respostas esperadas — ICH por Especialidade

🔍 Clique para revelar o gabarito▼

Horas disponíveis — Fono (4 prof × 7h × 22d)616 h

ICH — Fonoaudiologia TEA (1.540 ÷ 616)2,50 ⚠

Horas disponíveis — TO (3 prof × 7h × 22d)462 h

ICH — Terapia Ocupacional TEA (990 ÷ 462)2,14 ⚠

Horas disponíveis — Psico (3 prof × 7h × 22d)462 h

ICH — Psicologia TEA (1.040 ÷ 462)2,25 ✓

Meta TEA para todas as especialidades1,50

Interpretação: Todas as especialidades estão acima da meta de 1,5 neste cenário. Isso pode indicar sessões de duração menor que 40 min sendo realizadas, ou profissionais com agendas muito densas. Vale verificar se a qualidade clínica está sendo mantida nesse ritmo.

Módulo 3 · Conceito

Ponto de Equilíbrio Operacional

O que é Ponto de Equilíbrio?

O Ponto de Equilíbrio (PE) é o volume mínimo de pacientes ou sessões que a clínica precisa atender para cobrir todos os seus custos fixos — sem lucro, sem prejuízo. Abaixo do PE, a clínica opera no vermelho. Acima, gera margem.

Em clínicas TEA, o PE costuma ser expresso em número de pacientes ativos ou em receita mínima mensal. É o primeiro número que qualquer gestor precisa conhecer antes de abrir ou expandir uma unidade.

Lei 35 — Método Soma

"Nenhuma boa intenção sobrevive a um modelo insustentável."

Definições

Custos Fixos (CF): custos que existem independente do volume atendido. Aluguel, salários, sistemas, coordenador, portaria — todos são fixos.

Margem de Contribuição (MC): quanto cada paciente/sessão contribui para cobrir os custos fixos. Fórmula: Receita_por_paciente − Custo_variável_por_paciente

Ponto de Equilíbrio em pacientes: CF_total ÷ MC_por_paciente

Margem EBITDA: percentual do faturamento que sobra após os custos operacionais. Referência TEA: 15–20%.

Custo variável TEA: em clínicas TEA, o custo variável por sessão é baixo (material clínico). O maior peso é o custo fixo de pessoal.

Módulo 3 · Exercício Guiado

Simulador 7 — Ponto de Equilíbrio

📋 Cenário — Clínica Esperança (mês 6)

A direção da Clínica Esperança quer saber o ponto de equilíbrio. Os custos fixos mensais são:

Aluguel + condomínio: R$ 18.000 · Coordenador/RT: R$ 9.600
Recepcionistas (3 × R$ 1.920): R$ 5.760 · ASG (2 × R$ 1.920): R$ 3.840
Porteiros (1 × R$ 1.920): R$ 1.920 · Pró-labore: R$ 8.000
Energia/água/internet: R$ 4.500 · Material clínico: R$ 3.200
Sistemas/tecnologia: R$ 2.800 · Marketing: R$ 2.000

Ticket médio por paciente/mês: R$ 1.500 · Custo variável por paciente: R$ 120
Pergunta: Quantos pacientes são necessários para cobrir os custos? Qual o PE?

🔗 Abrir Simulador 7 em nova aba

Seção Custos Fixos — Infraestrutura
Aluguel / Condomínio: 18000

Equipe Operacional — campos separados
Coordenador / RT: 9600 · Recepcionistas: 5760 · ASG: 3840 · Porteiros: 1920

Outros custos fixos
Pró-labore: 8000 · Energia / Água / Internet: 4500 · Material clínico: 3200 · Sistemas / Tecnologia: 2800 · Marketing: 2000

Receita e variável
Ticket médio por paciente: 1500 · Custo variável por paciente: 120

✅ Anote: Total de custos fixos · PE em pacientes · PE em receita. Compare com o gabarito.

Módulo 3 · Gabarito

Respostas esperadas — Ponto de Equilíbrio

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Total de custos fixos mensaisR$ 59.620

Margem de contribuição por paciente (R$1.500 − R$120)R$ 1.380

PE — Ponto de Equilíbrio em pacientes (R$59.620 ÷ R$1.380)44 pacientes

PE em receita (44 × R$1.500)R$ 66.000/mês

Com 180 pacientes ativos: receita = R$270.000+R$190.980 acima do PE

Interpretação: Com 44 pacientes a clínica já cobre todos os custos. Com 180 ativos, a margem de segurança é altíssima. Mas lembre: esse cálculo não inclui os terapeutas — que são o maior custo e estão no Sim 3 (Dimensionamento) e no Sim 9 (Mestre).

Módulo 4 · Conceito

Análise de Viabilidade — CAPEX, EBITDA, ROI e Payback

O que é análise de viabilidade?

Viabilidade é a resposta para a pergunta: "Vale a pena investir nessa clínica?". Ela integra tudo: demanda esperada, capacidade instalada, equipe dimensionada, custos de implantação e projeção financeira de médio prazo.

O Simulador 9 (Mestre) é a ferramenta que consolida todos os outros simuladores em uma análise única, com Score de Viabilidade (0–100) e diagnóstico pelo Ciclo SOMA.

Definições

CAPEX: Capital Expenditure — investimento inicial para abrir a clínica (obra, móveis, equipamentos, TI, reforma). Pago uma vez.

OPEX: Operational Expenditure — custos fixos mensais de operação (aluguel, pessoal, sistemas). Recorrente.

EBITDA: Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization — lucro operacional antes de impostos e depreciação. Mede a eficiência da operação. Meta TEA: ≥15%.

ROI: Return on Investment — retorno do investimento inicial em percentual. ROI de 20% significa que o investimento gera 20% de retorno anual.

Payback: tempo para recuperar o investimento inicial. Payback de 18 meses = a clínica "paga" o CAPEX em 1,5 anos.

Score Soma: pontuação de 0 a 100 que avalia 4 critérios: EBITDA positivo, Payback <24 meses, ROI >15% e Capacidade ≥ Demanda. 75–100 = viável; 50–74 = atenção; <50 = revisar.

Módulo 4 · Exercício Guiado

Simulador 9 — Mestre de Viabilidade Soma

📋 Cenário — Nova Unidade em Natal, RN

Um grupo de saúde está avaliando abrir uma clínica TEA em Natal. Os dados levantados são:

Demanda:
Pacientes projetados: 120
Sessões/mês: 12 (NE)
Absenteísmo esperado: 30%

Estrutura:
Salas: 6 · Horário: 7–19h
22 dias + 4 sábados (6h)
TMA: 40 min · Ocup: 90%

Equipe clínica:
8 terapeutas (R$ 5.500/mês cada)
+ aplicadores ABA

Financeiro:
CAPEX: R$ 280.000
Aluguel: R$ 14.000
Ticket/pac: R$ 1.400

🔗 Abrir Simulador 9 — Mestre em nova aba

O Sim 9 tem 6 abas. Siga a ordem: Premissas → Demanda → Capacidade → Equipe → Financeiro → Dashboard.

Aba PREMISSAS
Nome da unidade: Clínica TEA Natal · Região: Nordeste · TMA: 40 min · Sessões/pac: 12 · Absenteísmo: 30%

Aba DEMANDA
Pacientes projetados: 120

Aba CAPACIDADE
Salas: 6 · Abertura: 7 · Fechamento: 19 · Dias úteis: 22 · Sábados: 4 · Horas sábado: 6 · Ocupação: 90

Aba EQUIPE
Adicionar especialidade: Terapeuta TEA · Quantidade: 8 · Custo mensal: 5500

Aba FINANCEIRO — CAPEX e OPEX
CAPEX total: 280000 · Aluguel: 14000 · Coordenador/RT: 9600 · Recepcionistas: 5760 · Ticket médio/pac: 1400

Aba DASHBOARD
Verifique o Score Soma, o EBITDA, o Payback e o status de viabilidade. Anote os valores.

Módulo 4 · Gabarito

Respostas esperadas — Clínica TEA Natal

🔍 Clique para revelar o gabarito▼

Capacidade por sala/mês (40min, 90%, 288h)388 sess.

Capacidade total (6 salas × 388)2.333 sess./mês

Sessões necessárias (120 pac × 12 sess)1.440 sess./mês

Sessões efetivas com 30% absenteísmo1.008 sess./mês

Custo pessoal clínico (8 × R$5.500)R$ 44.000

OPEX estimado total (pessoal + fixos)~R$ 78.000

Receita efetiva (120 pac × R$1.400 × 70%)R$ 117.600

EBITDA estimado~R$ 39.600 (34%)

Payback estimado (R$280k ÷ R$39.6k/mês)~7 meses

Score Soma esperado75–100 (Viável)

Parabéns — você concluiu os 4 módulos da apostila!
Se todos os gabaritos conferiram, você está preparado para usar os simuladores de forma autônoma em situações reais de gestão de clínicas TEA.

Continue aprendendo

📊 Indicadores TEA 🏗️ Roteiro Implantação → Todos os Simuladores

Glossário TEA — Gestão

ABA (Applied Behavior Analysis): metodologia de intervenção comportamental amplamente utilizada no tratamento TEA. Dividida em Analista ABA (supervisão) e Aplicador ABA (execução direta).

Alta em TEA: não é cura — é mudança de fase. Redução gradual das intervenções quando o paciente atinge estabilidade funcional. Exige reavaliação contínua.

Backlog: fila de pacientes aguardando vaga. Deve ser monitorado separadamente dos ativos.

Denver / ESDM: modelo de intervenção precoce para crianças com TEA até 5 anos.

EBITDA: lucro operacional antes de impostos e depreciação. Meta TEA: ≥15%.

ICH: Índice de Consulta/Hora. Produtividade clínica. Meta TEA: 1,5 sess/hora.

IS (Integração Sensorial): especialidade e espaço físico específico. Sala IS é requisito mínimo estrutural TEA.

NIP: Notificação de Incidente/Problema. Reclamação formal. Meta: ≤0,30% dos atendimentos.

NPS: Net Promoter Score adaptado. Satisfação das famílias. Meta: ≥4,5 (em 5,0).

PECS: Picture Exchange Communication System. Sistema de comunicação aumentativa e alternativa.

Nível de suporte (1, 2, 3): classificação do DSM-5 para TEA. Nível 1 = menos suporte necessário; Nível 3 = suporte muito substancial. Impacta diretamente a intensidade do tratamento.

Plano terapêutico: documento com objetivos, metas e intervenções definidas para cada paciente. Deve ser atualizado periodicamente pelo RT e equipe.

RT (Responsável Técnico): profissional habilitado legalmente pelo COREN/CRP/CREFITO responsável pela qualidade assistencial da unidade.

SAC: Serviço de Atendimento ao Cliente. Volume de reclamações. Meta: ≤2% dos atendimentos.

Tombamento / Verticalização: processo de migrar pacientes de rede credenciada externa para unidade própria da operadora. Gera saving e maior controle de custo e qualidade.

TUSS: Terminologia Unificada em Saúde Suplementar. Tabela de procedimentos utilizada na saúde suplementar para faturamento entre prestadores e operadoras.

Fórmulas e Benchmarks de Referência

Fórmulas principais

Capacidade por sala/mês:
(Dias_úteis × Horas_dia + Sábados × Horas_sáb) × Fator_ocup × 60 ÷ TMA_min

ICH:
Sessões_realizadas ÷ Horas_disponíveis

Ponto de Equilíbrio (pacientes):
Custos_fixos_totais ÷ (Ticket − Custo_variável_por_pac)

EBITDA %:
(Receita − OPEX) ÷ Receita × 100

Payback (meses):
CAPEX ÷ EBITDA_mensal

Receita efetiva (com absenteísmo):
Pacientes × Sessões × Ticket_por_sessão × (1 − Absenteísmo)

Benchmarks TEA — Referência

Indicador	Real observado	Meta
ICH médio TEA	0,9	≥ 1,5
Absenteísmo	29–51% (média 41%)	≤ 25%
NPS familiar	4,75–4,86	≥ 4,5
SAC	1,6%–4,2%	≤ 2%
NIP	0,18%–0,60%	≤ 0,30%
EBITDA	variável	≥ 15%
Cap./sala NE (40min,90%)	—	388 sess./mês